巧用3招，高效管理企业文件

作者：更新时间：2024-08-20 点击数：

本教程适用版本：WPS 365 点击免费使用

导读

本文介绍了在金山数字办公如何高效管理且安全保存企业文件、团队文件的方法和工具。 ? 面向人群：企业管理员、团队管理员

场景：

日常工作中流转着大量文件，想高效管理这些信息，您是不是也考虑过这些问题：

重要且使用频次高的文档，能否沉淀为知识库资源便于团队共享和查阅？

信息汇总耗费大量人力及时间成本，是否有更节省人力、更高效的方法和工具？

有安全级别的文件，如何控制不外传，无关人员不可查阅？

如何控制文件不会因为人员变动而丢失？

通过WPS 365「团队」及「文件夹」能力可以实现企业信息高效组织，成员随时取用信息，「一键转让」能力更能确保信息安全保存、流转过程不丢失。

1、利用「团队」，打造共享知识库

传统方式 没有共享知识库，想查阅相关资料需要向不同的人获取。 金山方式 通过「新建团队」功能创建团队，邀请成员加入团队，将团队文档存储在团队文件夹中，即可开启团队资料存储和共享的空间。团队拥有者为常用的资料文件创建“团队知识库”文件夹，方便团队成员随时取用。成员也可以上传相关文件，就可以一边工作一边补充知识库，实现知识库的动态更新。 效果展示

如何打造知识库？ 步骤一：新建团队 每个企业成员都可以根据需求创建多个团队，再邀请同事进入自己的团队。 使用路径：点击【新建团队】>>选择【普通团队】或【加密团队】>>为团队命名>>点击左边“+”邀请成员

步骤二：新建知识库文件夹 使用路径：点击【新建】>>选择【文件夹】>>为文件夹命名

步骤三：知识库文件夹上传文件 使用路径：点击【团队知识库】文件夹>>点击【上传】>>选择需要上传的【文件】

文件夹分类，管理繁杂信息

通过金山文档企业账号，在团队中按需新建文件夹或子文件夹以归类，同事们就可以直接上传报表到相应文件夹中，或按需取用资料。这样不仅直接省去派专人催收、分发的人力，还可以在无需花费额外精力的情况下，实现所有历史报表存档，以备随时查看。 效果展示

步骤说明 步骤一：在团队按需新建文件夹 使用路径：点击【新建】>>选择【文件夹】

步骤二：在团队按需新建文件 使用路径：点击【文件夹】>>点击【新建】>>选择需要新建的文件

增加“管理员”角色，提升管理效率

单个管理员可能不便于大规模成员团队，如全员团队、事业群团队等，团队拥有者可以增加团队管理员角色，作为帮手共同管理团队共享日常操作。 步骤说明 步骤一：新增管理员权限 使用路径：点击【团队】>>点击【...】>>选择需要给权限的成员>>点击【管理员】

2、文档权限设置，防止信息外泄篡改

传统方式 没有安全管控措施，含有保密信息文件被随意传阅；或含有保密信息的文件需要等待冗长的审批流程； 金山方式 金山文档支持文档访问权限灵活设置，安全防控范围可从团队个人、文件夹到文件。团队管理员可以设置团队中的成员对所在团队全部文件（夹）的权限，包含查看、下载、编辑、评论、分享、移动/删除等。即成员之间权限不同，单个成员对所有团队文件的权限一致。 展示效果